Analisi della conversazione e mosse conversazionali

Negoziazione Interculturale. Comunicazione oltre le barriere culturali

©Articolo tradotto da: https://www.interculturalnegotiation.com/2021/02/01/conversation-analysis-and-conversational-moves/ su materiale pubblicato nel libro “Negoziazione Interculturale. Comunicazione oltre le barriere culturali” estratto e pubblicato con il permesso dell’autore, Prof. Daniele Trevisani www.studiotrevisani.it www.danieletrevisani.it www.comunicazioneaziendale.it– Articolo redatto a cura di: dott. Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Padova

Nel seguente articolo andremo a introdurre il concetto di analisi della conversazione, uno studio fondamentale che può aiutare a migliorare le proprie capacità all’interno di una negoziazione.

Per incominciare un’analisi di negoziazione produttiva dobbiamo distinguere 3 diverse fasi:

  • La fase di “preparazione alla negoziazione”: briefing, raccolta dati, analisi dell’interlocutore, preparazione di una lista di argomenti all’ordine del giorno, attività di role-play, sviluppo di linee d’azione e testare;
  • Fase della comunicazione o fase front-line: la fase di contatto face-to-face;
  • Fase di analisi e debriefing: risultati dell’analisi di negoziazione e preparazione a tutte le successive fasi.

La fase di preparazione necessita di uno studio del maggior numero di informazioni, per iniziare poi la fase face-to-face con consapevolezza della situazione (conoscenza dei fatti) e della cultura (conoscenza di elementi culturali di base).

La fase di negoziazione rappresenta il terreno di negoziazione, il “momento della verità”, dove le azioni più significative hanno luogo e avendo luogo durante la conversazione, sono irreversibili.

La fase di debriefing è necessaria per assorbire le informazioni e include, almeno:

  • Un debriefing comportamentale: la nostra analisi comportamentale, gli errori d’analisi, altre analisi comportamentali e
  • Un debriefing strategico: implicazioni pratiche, risultati d’analisi, preparazione a tutti gli step.

La negoziazione normalmente richiede differenti cicli di “preparazione-contatto-debriefing”. Per questa ragione possiamo assimilarlo a un processo circolare.

L’analisi della conversazione è una delle sfere di conoscenza più utili impiegate nel campo della comunicazione al fine di comprendere come le persone interagiscano durante il contatto face-to-face.

Da un punto di vista scientifico l’AC analizza come le persone gestiscano i loro turni conversazionali e come provino a interagire, ma da una prospettiva pratica le possibili applicazioni di AC sono estremamente rare. Prima di tutto l’AC era infatti diretto alle interazioni sociali e personali e molto meno ai dialoghi tra aziende.

Da un punto di vista linguistico, il modello ALM usando alcuni concetti di AC e numerose aggiunte originali, tenta di “smantellare” la conversazione analizzandola come un set di atti conversazionali, per studiare la sua struttura e applicarla al problema concreto delle aziende oppure organizzazioni che devono negoziare in modo efficace.

Da un punto di vista semiotico, potremmo chiederci (1) quali siano i significati e quali le interpretazioni del significato che ogni attore conferisce alle mosse individuali a un livello relazionale (semantica relazionale) e (2) quali siano gli effetti pratici sulla relazione stessa (pragmatica relazionale).

Grazie all’analisi delle mosse conversazionali e delle intere parti di interazione, è possibile aiutare manager e negoziatori (1) a decodificare la conversazione, e (2) ad acquisire migliori competenze conversazionali.

Inoltre, possiamo formare ed educare i negoziatori a produrre una strategia conversazionale più efficiente e consapevole, anche all’interno della loro stessa cultura.

Le mosse conversazionali possono essere definite come azioni specifiche o “emissioni” create da un interlocutore.

Alcune mosse conversazionali sono, per esempio:

  • annuire,
  • anticipare,
  • attaccare,
  • cedere un turno,
  • chiedere chiarimenti
  • conquistare il turno
  • ecc.

La negoziazione può essere vista, quindi, come un insieme di mosse. Ogni cultura fa propri alcuni di questi repertori e li espande, rifiutandone altri o relegandoli ad alcuni ambiti comunicativi.

Nella cultura giapponese, per esempio, dire un secco “no” è considerato un atto molto scortese, ma questo non significa che un manager giapponese non possa imparare a dire “No” in modo secco. Affidarsi a semplici stereotipi e prenderli come certezze è un errore.

Ogni mossa è legata alle mosse precedenti del soggetto e a quelle fatte dagli altri.

Nell’ambito intra-culturale esistono repertori specifici e regole conversazionali che generalmente vengono condivise, mentre in ambito interculturale il livello di diversità aumenta, perché in ogni cultura le mosse conversazionali vengono utilizzate in modo diverso.

Durante una negoziazione, a seconda del valore relazionale, dobbiamo prestare attenzione a:

  • mosse di avvicinamento (segni di simpatia, amicizia, affetto, disponibilità a collaborare, segni di unione, ecc.
  • mosse di allontanamento (distacco, antipatia, rifiuto, volontà di mantenere le distanze, ecc.)

Se guardiamo i contenuti della conversazione durante una negoziazione, è importante distinguere tra:

  • mosse di apertura (esplorazione di nuove informazioni, ampliamento, allargamento del campo di conversazione, ecc.
  • mosse di chiusura (tentare di concludere, concretizzare);

e anche tra:

  • mosse di ascolto (empatia, domande, raccolta di dati), e
  • mosse propositive (affermazioni, posizioni, richieste)

©Articolo tradotto da: https://www.interculturalnegotiation.com/2021/02/01/conversation-analysis-and-conversational-moves/ su materiale pubblicato nel libro “Negoziazione Interculturale. Comunicazione oltre le barriere culturali” estratto e pubblicato con il permesso dell’autore, Prof. Daniele Trevisani www.studiotrevisani.it www.danieletrevisani.it www.comunicazioneaziendale.it – Articolo redatto a cura di: dott. Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Padova

Fonti:

-Traduzione di Eleonora Brusamento Spinelli dell’articolo Conversation Analysis and Conversational Moves scritto da Trevisani Daniele Conversation Analysis and Conversational Moves-Intercultural Negotiation

-Articolo tratto da: Dott. Trevisani D. Negoziazione InterculturaleComunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016

Per ulteriori informazioni consultare:

Conversation Analysis and Conversational Moves

© Article translated from the book “Negoziazione interculturale, comunicazione oltre le barriere culturali” (Intercultural Negotiation: Communication Beyond Cultural Barriers) copyright Dr. Daniele Trevisani Intercultural Negotiation Training and Coaching, published with the author’s permission. The Book’s rights are on sale and are available for any Publisher wishing to consider it for publication in English and other languages except for Italian and Arab whose rights are already sold and published. If you are interested in publishing the book in English, or any other language, or seek Intercultural Negotiation Training, Coaching, Mentoring and Consulting, please feel free to contact the author from the webstite www.danieletrevisani.com 

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In the following article we are going to introduce the concept of conversation analysis, a fundamental study that can help you improve your negotiation skills. 

To start a productive negotiation analysis, we have to distinguish between 3 different phases:

  • preparing for a negotiation” phase: briefing, data collection, interlocutors analisys, positions analisys, , preparing a list of arguments and agendas, role-playing, action lines development and testing;
  • comunication phase or front-line phase: face-to-face contact phase;
  • analysis e debriefing phase: negotiation results analysis and preparation to all next phases.

The preparation phase requires you to study the largest possible amount of information, so that you can start  the face-to face phase with a situational awareness (knowledge of the facts) and with a cultural awareness (knowledge of basic cultural elements).

The negotation phase represents the negotiating ground, the “moment of truth”, in which the most significant actions take place and, since they’re taking place during conversation, they are irreversible.

The debriefing phase is necessary to absorb information and it includes, at least:

  • a behavioral debriefing: our behaviours analysis, mistakes analysis, others’ behaviours analysis, and
  • a strategic debriefing: practical implications, results analysis, preparation of all next steps.

Negotiation usually requires different “preparation-contact-debriefing” cicles. For this reason we can assimilate it to a cyclical process.

The Conversation Analysis is one of the most useful branch of knowledge used in the communication field to understand how people interact during face-to face contacts.

From a scientific point of view the CA analyzes how people manage the conversational turns and how they try to interact, but from a practical perspective the AC possible applications are extremely rare. In fact the CA was aimed mostly at social and personal interactions and much less at dialogues between companies.

From a linguistic point of view, the ALM method, by using some concepts of the CA and numerous original additions, tries to “dismantle” the conversation by analyzing it as a set of conversational acts, to study its structure and apply it to the concrete problems of companies and organizations that have to negotiate effectively.

From the semiotic point of view, we can ask ourselves (1) what are the meanings and interpretations of meaning that each actor gives to the individual moves on a relationship level (relational semantics), and (2) what are the practical effects on the relationship itself (relational pragmatics).

Thanks to the analysis of conversational moves and of entire pieces of interaction, it is possible to help managers and negotiators (1) decoding the conversation, and (2) acquiring greater conversational skills. 

Furthermore, we can train and educate negotiators to produce a more efficient and aware conversational strategy, even within their own culture. 

The conversational moves can be defined as specific actions or “emissions” created by an interlocutor.

Some conversational moves are, for example:

  • to assert,
  • to anticipate,
  • to attack,
  • to give up a turn,
  • to ask for clarifications
  • to conquer the turn
  • etc..

Negotiation can be seen, then, as a set of moves. Each culture makes some of these repertoires its own and expands them, rejecting others, or relegating them to a few communicative areas.

In the Japanese culture, for example, saying a sharp “no” is considered a very rude act, but this does not mean that a Japanese manager can not learn saying “No” in a dry way. Relying on simple stereotypes and taking them as certainties is a mistake.

Each move is related to the subject’s previous moves and to the moves made by others.

In the intra-cultural field there are specific repertoires and coversational rules that are generally shared, while in the intercultural area the level of diversity increases, because in each culture the conversational moves are used differently.

During a negotiation, depending on the relational value, we must pay attention to:

  • approaching moves (signs of sympathy, friendship, affection, willingness to collaborate, signs of union, etc.) and 
  • distancing moves (detachment, antipathy, refusal, willingness to keep one’s distance, etc.).

If we look at the conversation contents during a negotiation, it is important to distinguish between:

  • opening moves (exploring new information, widening, broading of conversational field, etc.) and
  • closing moves (attempting to conclude, to concretize);

and also between:

  • listening moves (empathy, questions, data collection), and
  • propositional moves (statements, positions, requests).
libro "Negoziazione Interculturale" di Daniele Trevisani

© Article translated from the book “Negoziazione interculturale, comunicazione oltre le barriere culturali” (Intercultural Negotiation: Communication Beyond Cultural Barriers) copyright Dr. Daniele Trevisani Intercultural Negotiation Training and Coaching, published with the author’s permission. The Book’s rights are on sale and are available for any Publisher wishing to consider it for publication in English and other languages except for Italian and Arab whose rights are already sold and published. If you are interested in publishing the book in English, or any other language, or seek Intercultural Negotiation Training, Coaching, Mentoring and Consulting, please feel free to contact the author from the webstite www.danieletrevisani.com 

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