Empatic Listening and Communication

Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace

Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Active Listening and Empathy. The Secrets for Effective Communication” (original title: “Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace“, Franco Angeli Edizioni, 2019”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Picture. 2 – Types of empathy in the ALM method

Copyright Model Daniele Trevisani http://www.danieletrevisani.it

1.1.             Positive and destructive elements of empathy

It is astonishing how elements that seem insoluble become soluble when someone listens, how confusions that seem irremediable turn into relatively clear flowing streams when one is heard.

Carl Rogers

Empathy is either destroyed or fostered by specific communicative behaviours and attitudes.

Fostering empathyDestroying empathy
Curiosity, passion, motivation to listenDisinterest, listening for duty; lack of motivation
Real listening participation, without fictionPretending a listening role only for professional duty
Acting as a “discoverer”, like a truffle or gemstones hunter. Let’s see what’s going to happen today!Bureaucratic plastered approach. Even today, not today, another meeting, that is so boring
Re-formulation of contents
Recap – re-capitulate “histories” and “topics”
Judgement on contents, comments Endless flow without the security to understand the topic or the sense of the conversation
Plural approaches to question (open, close, clarifying, focusing, and generalizing questions) Flexible questions related to the variation of a session or its contextMonotonous questions, statical questions, questions that are too anchored to a dogmatic scheme or school
Focus on emotional experience, emotional listeningExclusive focus on facts
Verbal or non-verbal signals of attention, “phatic” signals (contact signals) es, yeah, well, ok, I see your point…Body language expressing disinterest, apathy, boredom, or desire to be somewhere else…
Paralinguistic signals of attention, encouragement to express oneself, “phatic” signals (signals expressing participation and attention)Poor evidence of interest and concern to the flow of thought. Lack or scarcity of ‘phatic’ signals and mental contact.

“Empathy between people is like water in the desert: you rarely encounter it, but when you do, it calms you down and regenerates you.”

Emanuela Breda

1.4 “Being there” in relationship: separating listening from “expression” activities and generating the “empathic flow”.

Few delights can equal the presence of one whom we trust utterly.

 (George MacDonald)

In empathy, ‘being there’ is important. To ‘be there’, it is essential not to confuse between listening and expression. Listening communication, and the quality of listening, includes the need to perform a clear separation on a mental level, the activities of paying attention to the communication of others, understanding it (incoming communication) from the activities of expressing our messages (outgoing communication).

We are referring to a ‘flow’, an empathic one, a two-way flow between two people during an empathic communication. There is something magical about this kind of flow sometimes. To be clear, the content of this flow in terms of words, sentences, facial expressions and any other ‘communicative content’ is expressed by the speaker, but the listener expresses an equally powerful, even more powerful flow, the flow of attention and mental presence. Two opening flows of acceptance, which create a unique and special moment of human sharing. If you happen to hear yourself say “I have never felt as much understanding as in this conversation, thank you very much” you probably performed a high empathy rate.

Picture 9 – Separation of the expression flow from empathic flow

When we know how to separate these two flows properly, first on a mental level, then on a physical and behavioural level, we will know how to give presence, avoiding intruding on the empathic flow with inappropriate communications. When it is ‘our turn’, we will always be empathic, ‘connected’ and relevant.

People also leave presence in a place even when they are no longer there.

(Andy Goldsworthy)

1.5 Ten rules to quality empathic listening. Ten rules always to apply.

Most quarrels amplify a misunderstanding.

 (Andre Gide)

During the listening phases necessarily:

  1. do not interrupt while other persons are talking;
  2. do not judge them prematurely; do not express judgements that could block their expressive flow;
  3. summarize what you understood (so, if I understood well, it happened that…), re-formulate critical points (ok, he doesn’t answer to the phone, and you feel really bad, I see), to paraphrase (so, as I understood, is it…?)
  4. do not get distracted, do not think about anything else, do nothing else but listening (except for taking notes if necessary), use your thoughts to listen, do not wander;
  5. do not correct the other person while he/she is stating something, even when you disagree, keep listening;
  6. do not try to overpower her/him;
  7. do not try to dominate her/him;
  8. do not try to teach or impart truths; restrain the temptation to interfere with the expression flow and correct something assumed as incorrect;
  9. do not speak about ourselves;
  10. show interest and participation through verbal signals and body language;

Particularly interesting attitudes may be:

  • genuine interest and curiosity towards the other: the desire to know and explore another one’s mind; activating human and professional curiosity;
  • inner silence: creating a state of emotional stillness (free from negative emotions and prejudices), in order to listen and respect the other person’s rhythms;
  • mentally preparing oneself for the ‘whole’: being able to support even ‘heavy’ psychic material (fears, traumas, dramas, personal tragedies, dreams, disturbed states of mind) that the other person expresses, or when they emerge in the process, being able to explore them while keeping the ‘focus’ on mental and emotional balance and not overwhelmed by what is being heard (technique of Controlled Emotional Distancing – CED).

It is remarkable quoting Carl Rogers, psychologist, and founder of Counseling, the person that most of all has influenced the same concept of empathy:

“Our first reaction to most of the statements which we hear from other people is an immediate evaluation, or judgment, rather than an understanding of it. When someone expresses some feeling or attitude or belief, our tendency is, almost immediately, to feel “That’s right”; or “That’s stupid”; “That’s abnormal”; “That’s unreasonable”; “That’s incorrect”; “That’s not nice”. I believe this is because understanding is risky. If I let myself really understand another person, I might be changed by that understanding.”

Carl Rogers

“What the statement means to him” is the true meaning of any empathy operation, understanding the emotional connection, the motive seen from within. It is a technique. Then it matters little whether that technique is applied to a criminal to understand their next gestures and moves, or to a person suffering from anxiety, or to help a young person find his way in the future, a sportsman wins his next race, or a team in which we are trying to produce the state of ‘flow for maximum performance.

Active Listening and Empathy

Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Active Listening and Empathy. The Secrets for Effective Communication” (original title: “Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Fonte:

-Dott. Trevisani D., Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019

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Other available online resources

CIELS Institutional Website: https://www.ciels.it/

Riepilogo prima lezione del Professore Dott. Daniele Trevisani (25 febbraio 2021)

Dr. Daniele Trevisani – Formazione Aziendale Ricerca Coaching home

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM-94

Corso di Negoziazione, vedi https://www.ciels.it/avada_portfolio/trevisani-daniele/?portfolioCats=74

Parole chiave

  • Body language
  • Microanalisi comportamentale
  • Consonanza comunicativa
  • Dissonanza comunicativa
  • Mission negoziale
  • Empowerment
  • Comunicazione autocentrata
  • Partecipazione
  • Riformulazione
  • Empatia e connessione emozionale
  • Modello PsyCap
  • Problem solving
  • Problem setting
  • Content setting
  • Patto formale
  • Patto psicologico
  • Distanza ideologica e valoriale
  • Microespressioni
  • Patto psicologico

Concetti fondamentali trattati

  1. Consonanza comunicativa: esiste coerenza tra body language e la relativa comunicazione verbale;
  2. Dissonanza comunicativa: non vi è alcuna coerenza tra body language e la relativa comunicazione verbale;
  3. Comunicazione empatica ed empatia: ogni tipo di negoziazione prevede una comunicazione focalizzata sull’interlocutore, al fine di instaurare un legame emotivo tra le parti coinvolte;
  4. Empowerment: il potere personale di agire a favore di se stessi e dell’organizzazione rappresentata in fase di negoziazione;
  5. Mission negoziale: l’oggetto (fisico o astratto) della negoziazione a cui si ambisce;
  6. Comunicazione autocentrata: tipo di comunicazione fissata sul sé e non sul soggetto con il quale si negozia;
  7. Problem setting: fissare il problema da risolvere;
  8. Problem solving: trovare una soluzione per il problema. Il problem setting è un elemento imprescindibile al fine della risoluzione di un problema;
  9. Alcuni modelli chiave: “Four distances model”; “ALM”, “HPM”, “Four levels empathy”, “Modello dell’intelligenza emotiva”.

Sintesi del mio apprendimento:

Per ottenere il miglior risultato da un’opera di negoziazione è necessario che questa non sia autocentrata ed ego-riferita; al contrario, l’attenzione sull’altro è uno degli elementi essenziali. Alla base della riuscita della negoziazione, l’empatia è fondamentale ed onnipresente.

Quando si parla di negoziazione, non si devono intendere solamente situazioni estreme come il coinvolgimento di ostaggi; la negoziazione è un principio chiave e quotidiano nella vita di ogni attore sociale, perché ogni individuo “patteggia” giornalmente nel tentativo di ottenere ciò che vuole o di cui ha bisogno. Anche il semplice chiedere un’informazione rappresenta un’azione di negoziazione.

Prestare attenzione al proprio body language è un altro elemento fondamentale: creare coerenza tra ciò che si esprime a parole e ciò che il corpo trasmette possiede un’importanza rilevante nelle opere di negoziazione.

Molto utile per la riuscita di un’ottima negoziazione è la riformulazione dei concetti, volta a creare empatia, a ripetere i concetti per assicurarsi di aver compreso al meglio, ad eliminare o, quantomeno, limitare la distanza intrapersonale tra gli individui coinvolti e a prendere del tempo.

Fonti:

Dott. Trevisani D., NEGOZIAZIONE INTERCULTURALE – Comunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

Appunti della Dott.ssa Federica Franca dal corso “Negoziazione degli ostaggi” tenuta dal Dott. Trevisani il giorno giovedì 25 febbraio 2021.

Riepilogo didattico Lezione 1 Prof Daniele Trevisani

www.studiotrevisani.it

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM-94 Corso di Negoziazione, vedi Trevisani Daniele – Campus Ciels

Parole chiave della lezione

  • Mission negoziale
  • Dissonanza comunicativa
  • Comunicazione empatica
  • Empowerment
  • Riformulazione
  • Connessione emozionale
  • Mossa comunicazionale
  • Problem setting
  • Problem solving
  • Patto psicologico
  • Patto formale
  • Common ground
  • Modelli di comunicazione
  • 4 Distances Model
  • Communication breakdown
  • Conoscenza di sé
  • Capitale psicologico

Concetti fondamentali trattati

  1. Passaggio da una comunicazione autocentrata, cioè riferita a noi stessi e a ciò che serve a noi, a una comunicazione empatica, riferita invece alla persona con cui si sta negoziando, per ottenere la propria “missionnegoziale.
  2. La mossa comunicazionale come strumento per ottenere una buona negoziazione. Un esempio di mossa comunicazionale è la tecnica di riformulazione dei concetti: permette di porre maggiormente l’attenzione sulle necessità della persona con cui stiamo negoziando.
  3. Per ottenere una buona negoziazione è necessario stabilire prima un patto psicologico di accettazione reciproca delle parti, per poter poi stabilire il patto formale di vera e propria negoziazione.
  4. Il concetto di “problem setting“, tramite il quale si fissa un problema e senza il quale non è possibile arrivare a un efficace “problem solving“, ovvero sia la risoluzione del problema.
  5. Ricorrere a dei modelli di comunicazione nella negoziazione, come il modello delle quattro distanze. Il modello individua quattro tipi di distanze comunicazionali non fisiche: distanza del self (o di ruolo), di codice, ideologica (o valoriale) e referenziale (l’esperienza sia per quanto riguarda il mondo esterno che interno).
  6. Il “communication breakdown” è la rottura comunicazionale che si crea tra le parti, su diversi livelli: a livello di tema conversazionale, di codice, valoriale, esperienziale. È necessario invece ricercare un “common ground“, vale a dire dei valori condivisi da entrambe le parti che siano in grado di unirle e non dividerle.
  7. Altri modelli di comunicazione individuati nell’ambito della negoziazione sono stati: PSYCAP (modello del Capitale Psicologico); ALM (Action Line Management); HPM (Human Potential Modelling); 4LE (Empatia a 4 Variabili); Scala di Fisher (o scala degli stati di Coscienza); Ruota di Plutchik (o dell’intelligenza emotiva);

Sintesi del mio apprendimento:

Ho capito che la negoziazione non si basa sul concetto di soddisfare le nostre esigenze, ma di comprendere quali esigenze della parte con cui negoziamo possiamo soddisfare al fine di ottenere la nostra “missionnegoziale.

Ho imparato a riconoscere l’importanza e il significato delle microespressioni facciali durante una negoziazione, in quanto possono esprimere una dissonanza comunicativa quando queste non sono compatibili con le espressioni verbali.

Ho riflettuto sulle mie capacità di negoziazione e su come poterle migliorare. In particolare sul concetto di “empowerment“, cioè il nostro potere personale di agire, di impegnarsi e sul concetto di conoscenza di essenziale per poter portare avanti una negoziazione.

Fonti:

-Dott. Trevisani D., Negoziazione InterculturaleComunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

-Dott. Trevisani D., Parliamoci Chiaro: il modello delle quattro distanze per una comunicazione efficace e costruttiva, Gribaudo, 2019

-Dott. Trevisani D., Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019

-Dott. ssa Brusamento Spinelli E., Appunti di Negoziazione degli ostaggi, lezione 1 di Prof. Trevisani D. 25/02/2021