Empatic Listening and Communication

Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace

Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Active Listening and Empathy. The Secrets for Effective Communication” (original title: “Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace“, Franco Angeli Edizioni, 2019”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Picture. 2 – Types of empathy in the ALM method

Copyright Model Daniele Trevisani http://www.danieletrevisani.it

1.1.             Positive and destructive elements of empathy

It is astonishing how elements that seem insoluble become soluble when someone listens, how confusions that seem irremediable turn into relatively clear flowing streams when one is heard.

Carl Rogers

Empathy is either destroyed or fostered by specific communicative behaviours and attitudes.

Fostering empathyDestroying empathy
Curiosity, passion, motivation to listenDisinterest, listening for duty; lack of motivation
Real listening participation, without fictionPretending a listening role only for professional duty
Acting as a “discoverer”, like a truffle or gemstones hunter. Let’s see what’s going to happen today!Bureaucratic plastered approach. Even today, not today, another meeting, that is so boring
Re-formulation of contents
Recap – re-capitulate “histories” and “topics”
Judgement on contents, comments Endless flow without the security to understand the topic or the sense of the conversation
Plural approaches to question (open, close, clarifying, focusing, and generalizing questions) Flexible questions related to the variation of a session or its contextMonotonous questions, statical questions, questions that are too anchored to a dogmatic scheme or school
Focus on emotional experience, emotional listeningExclusive focus on facts
Verbal or non-verbal signals of attention, “phatic” signals (contact signals) es, yeah, well, ok, I see your point…Body language expressing disinterest, apathy, boredom, or desire to be somewhere else…
Paralinguistic signals of attention, encouragement to express oneself, “phatic” signals (signals expressing participation and attention)Poor evidence of interest and concern to the flow of thought. Lack or scarcity of ‘phatic’ signals and mental contact.

“Empathy between people is like water in the desert: you rarely encounter it, but when you do, it calms you down and regenerates you.”

Emanuela Breda

1.4 “Being there” in relationship: separating listening from “expression” activities and generating the “empathic flow”.

Few delights can equal the presence of one whom we trust utterly.

 (George MacDonald)

In empathy, ‘being there’ is important. To ‘be there’, it is essential not to confuse between listening and expression. Listening communication, and the quality of listening, includes the need to perform a clear separation on a mental level, the activities of paying attention to the communication of others, understanding it (incoming communication) from the activities of expressing our messages (outgoing communication).

We are referring to a ‘flow’, an empathic one, a two-way flow between two people during an empathic communication. There is something magical about this kind of flow sometimes. To be clear, the content of this flow in terms of words, sentences, facial expressions and any other ‘communicative content’ is expressed by the speaker, but the listener expresses an equally powerful, even more powerful flow, the flow of attention and mental presence. Two opening flows of acceptance, which create a unique and special moment of human sharing. If you happen to hear yourself say “I have never felt as much understanding as in this conversation, thank you very much” you probably performed a high empathy rate.

Picture 9 – Separation of the expression flow from empathic flow

When we know how to separate these two flows properly, first on a mental level, then on a physical and behavioural level, we will know how to give presence, avoiding intruding on the empathic flow with inappropriate communications. When it is ‘our turn’, we will always be empathic, ‘connected’ and relevant.

People also leave presence in a place even when they are no longer there.

(Andy Goldsworthy)

1.5 Ten rules to quality empathic listening. Ten rules always to apply.

Most quarrels amplify a misunderstanding.

 (Andre Gide)

During the listening phases necessarily:

  1. do not interrupt while other persons are talking;
  2. do not judge them prematurely; do not express judgements that could block their expressive flow;
  3. summarize what you understood (so, if I understood well, it happened that…), re-formulate critical points (ok, he doesn’t answer to the phone, and you feel really bad, I see), to paraphrase (so, as I understood, is it…?)
  4. do not get distracted, do not think about anything else, do nothing else but listening (except for taking notes if necessary), use your thoughts to listen, do not wander;
  5. do not correct the other person while he/she is stating something, even when you disagree, keep listening;
  6. do not try to overpower her/him;
  7. do not try to dominate her/him;
  8. do not try to teach or impart truths; restrain the temptation to interfere with the expression flow and correct something assumed as incorrect;
  9. do not speak about ourselves;
  10. show interest and participation through verbal signals and body language;

Particularly interesting attitudes may be:

  • genuine interest and curiosity towards the other: the desire to know and explore another one’s mind; activating human and professional curiosity;
  • inner silence: creating a state of emotional stillness (free from negative emotions and prejudices), in order to listen and respect the other person’s rhythms;
  • mentally preparing oneself for the ‘whole’: being able to support even ‘heavy’ psychic material (fears, traumas, dramas, personal tragedies, dreams, disturbed states of mind) that the other person expresses, or when they emerge in the process, being able to explore them while keeping the ‘focus’ on mental and emotional balance and not overwhelmed by what is being heard (technique of Controlled Emotional Distancing – CED).

It is remarkable quoting Carl Rogers, psychologist, and founder of Counseling, the person that most of all has influenced the same concept of empathy:

“Our first reaction to most of the statements which we hear from other people is an immediate evaluation, or judgment, rather than an understanding of it. When someone expresses some feeling or attitude or belief, our tendency is, almost immediately, to feel “That’s right”; or “That’s stupid”; “That’s abnormal”; “That’s unreasonable”; “That’s incorrect”; “That’s not nice”. I believe this is because understanding is risky. If I let myself really understand another person, I might be changed by that understanding.”

Carl Rogers

“What the statement means to him” is the true meaning of any empathy operation, understanding the emotional connection, the motive seen from within. It is a technique. Then it matters little whether that technique is applied to a criminal to understand their next gestures and moves, or to a person suffering from anxiety, or to help a young person find his way in the future, a sportsman wins his next race, or a team in which we are trying to produce the state of ‘flow for maximum performance.

Active Listening and Empathy

Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Active Listening and Empathy. The Secrets for Effective Communication” (original title: “Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Fonte:

-Dott. Trevisani D., Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019

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Positive and destructive elements of empathy

Negoziazione interculturale. Comunicare oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali

©Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Intercultural Negotiation. Communication Beyond Cultural Barriers” (original title: “Negoziazione interculturale. Comunicare oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Empathy is either destroyed or fostered by specific communicative behaviours and attitudes.

Fostering empathyDestroying empathy
CuriosityDisinterest
Real listening participation, without fictionPretending a listening role only for professional duty
Re-formulation of contentsJudgement on contents, comments
Plural approaches to question (open, close, clarifying, focusing, and generalizing questions)Monotonous questions
Focus on emotional experienceExclusive focus on facts
Non-verbal signals of attentionBody language expressing disinterest or boredom
Paralinguistic signals of attention, encouragement to express oneself, “phatic” signals (signals expressing participation and attention)Poor evidence of interest and concern to the flow of thought. Lack or scarcity of ‘phatic’ signals and mental contact

Listening communication, and quality of listening, require a clear separation between comprehension activities (input communication) and direct expression activities (output communication).

During the listening phases necessarily:

  • do not interrupt while other persons are talking;
  • do not judge them prematurely;
  • do not express judgements that could block their expressive flow;
  • do not get distracted, do not think about anything else, do nothing else but listening (except for taking notes if necessary), use your thoughts to listen, do not wander;
  • do not correct the other person while he/she is stating something, even when you disagree, keep listening;
  • do not try to overpower her/him;
  • do not try to dominate her/him;
  • do not try to teach or impart truths; restrain the temptation to interfere with the expression flow and correct something assumed as incorrect;
  • do not speak about ourselves;
  • show interest and participation through verbal signals and body language;

Particularly interesting attitudes may be:

  • genuine interest and curiosity towards the other: the desire to know and explore another one’s mind; activating human and professional curiosity;
  • inner silence: creating a state of emotional stillness (free from negative emotions and prejudices), in order to listen and respect the other person’s rhythms.

©Article translated by dott. ssa Eleonora Brusamento Spinelli, CIELS Advanced Degree in Strategic Communication (“Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica”), extracted with the author’s permission from the book “Intercultural Negotiation. Communication Beyond Cultural Barriers” (original title: “Negoziazione interculturale. Comunicare oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali”), written by Daniele Trevisani, published by Franco Angeli, Milan.

Source:

-Dott. Trevisani D., Negoziazione InterculturaleComunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

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Riepilogo terza lezione del Professore Dott. Daniele Trevisani (11 marzo 2021)

Dr. Daniele Trevisani – Formazione Aziendale Ricerca Coaching home

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM-94

Corso di Negoziazione, vedi https://www.ciels.it/avada_portfolio/trevisani-daniele/?portfolioCats=74

Parole chiave

  • Negoziazione a freddo
  • Negoziazione a caldo
  • Target audience analysis (TAA)
  • Setting negoziale
  • Profilazione socio-demografica
  • Profilazione psico-grafica
  • Relationship building
  • Distanza relazionale
  • Eye contact
  • Patrimonio negoziale o capitale psicologico
  • Cultura ad alto contesto
  • Cultura a basso contesto
  • Tecniche di rilassamento
  • Osmosi emotiva
  • Segnale fatico
  • Condivisione produttiva
  • Eccellenza operativa
  • Pepita informativa
  • Topic shifting
  • Regole d’ingaggio
  • Ice breaking
  • Patto d’aula
  • Facial coding system (FACS)

Concetti fondamentali trattati

  1. Negoziazione a caldo: c’è stata una preparazione alla negoziazione, che il negoziatore attua attraverso un’opera di target audience analysis, con una profilazione socio-demografica (in cui si analizzano le aspettative di ruolo) e psico-grafica (in cui vengono studiate le vatiabili della personalità) della controparte;
  2. Negoziazione a freddo: a monte non vi è stata alcune preparazione pregressa;
  3. Patrimonio negoziale (o capitale psicologico): patrimonio e informazioni acquisite nel corso della negoziazione trasmesse da persona a persona;
  4. Cultura ad alto contesto e cultura a basso contesto: nella prima, l’appartenenza ad un determinato rango è un valore fondamentale; nella seconda, le barriere tra persone sono limitate e i rapporti interpersonali sono più sciolti;
  5. Segnali fatici: segnali di contatto (come annuire con il capo) che manifestano la presenza mentale delle parti;
  6. Pepite informative: brani di informazione utili al negoziato;
  7. Topic shifting: nel corso della negoziazione, si configura come l’abilità di cambiare argomento senza offendere la controparte, mediante, per esempio, la riformulazione di una frase con l’aggiunta di altre informazioni o domande che sviano e modificano la tematica di cui si stava discutendo.

Sintesi del mio apprendimento:

  1. Ho capito che un altro aspetto fondamentale per la riuscita di una negoziazione è la preparazione e l’analisi della controparte (la sua cultura di appartenenza, il suo lignaggio, la sua personalità);
  2. Un stato emotivo rilassato durante una negoziazione è molto utile per trasmettere e infondere tranquillità alla controparte, grazie all’effetto dell’osmosi emotiva. Tanto più teso il negoziatore, tanto più tesa la negoziazione;
  3. Il mantenimento del contatto visivo tra le due parti è fondamentale; se interrotto spesso, questo può andare a ledere il processo di relationship building che si instaura durante la negoziazione.

Fonti:

Riepilogo didattico III Lezione

dott. Daniele Trevisani, NEGOZIAZIONE INTERCULTURALE – Comunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

dott. Daniele Trevisani, Parliamoci chiaro, Gribaudo, 2019.

dott. Recalenda Marco, appunti da corso di Negoziazione di prof. Daniele Trevisani www.danieletrevisani.it www.comunicazioneaziendale.it, Padova, 11/03/2021.

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM

Corso di Negoziazione, vedi Trevisani Daniele – Campus Ciels

Parole chiave della lezione

  • Negoziazioni a freddo
  • Negoziazioni a caldo
  • TAA – Target Audience Analysis
  • Profilazione socio-demografica
  • Profilazione psicografica
  • Relationship Building
  • Rapport
  • Eye contact
  • Patrimonio negoziale
  • Setting negoziale
  • Scheda di prodotto
  • CMS – Content Management System
  • Capitale psicologico
  • Pepite informative
  • Eccellenza operativa
  • FACS – Facial Action Calling System
  • Face detect
  • Topic shifting
  • Collaboratività
  • Need for Structure alto
  • Need for Structure basso
  • Cultura ad alto contesto
  • Cultura a basso contesto
  • Culture fluide
  • Indisposizione
  • PsyCap
  • Tecniche di rilassamento
  • Segnale fatico
  • Condivisione produttiva
  • Train off
  • Osmosi emotiva
  • Public speaking
  • Ice breaker
  • Performance comunicativa
  • Regole d’ingaggio
  • Occhio clinico
  • Distanza relazionale
  • Distanza fisica

Concetti fondamentali trattati

  • E’ stata trattata la differenza tra negoziazioni a caldo, ovvero preparate, grazie anche al ricorso al TAA – Target Audience Analysis, e negoziazioni a freddo, ovvero inaspettate, improvvise, senza nessuna preparazione precedente possibile. In seguito è stato svolto un esercizio di role playing per quest’ultima tipologia.
  • Si parla di segnale fatico quando tramite la comunicazione non verbale viene permesso al negoziatore di comprendere se l’interlocutore sta seguendo il discorso, è interessato, approva o disapprova quanto viene detto.
  • Nel caso di cultura ad alto contesto vi è un’elevata need for structure, in quanto le persone necessitano di negoziare all’interno di strutture ben organizzate, strutturate e specifiche. Al contrario, vi è una scarsa need for structure nel caso di culture a basso contesto, poiché il contenuto del discorso cambia spesso, come può avvenire in contesti non formali.
  • Topic shifting: tema d’analisi della conversazione che consente al negoziatore di spostare l’attenzione da un argomento a un altro, utilizzando tecniche di comunicazione quali la riformulazione, la formulazione di domande o l’aggiunta di informazioni.
  • Ice breaking: letteralmente rompighiaccio, utile nella negoziazione o nel public speaking. Per quanto concerne quest’ultimo, è stata svolta un’esercitazione pratica nel corso della lezione.

Sintesi del mio apprendimento:

Ho capito che per una negoziazione efficace è necessario mostrarsi rilassati, pertanto è fondamentale imparare e utilizzare tecniche di rilassamento.

Ho imparato a osservare più attentamente l’ambiente che mi circonda, in quanto qualsiasi dettaglio può fornire informazioni preziose sull’interlocutore: l’osservazione con occhio clinico è dunque fondamentale ai fini della negoziazione.

Ho riflettuto su quanto è possibile capire dell’altro osservando semplicemente dettagli quali espressioni, movimenti del corpo, posture. Comprendere e saper riconoscere la comunicazione non verbale è cruciale, quanto lo è saperla controllare e gestire. 

Fonti:

dott. Daniele Trevisani, NEGOZIAZIONE INTERCULTURALE – Comunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

dott. Daniele Trevisani, Parliamoci chiaro, Gribaudo, 2019.

dott. Recalenda Marco, appunti da corso di Negoziazione di prof. Daniele Trevisani www.danieletrevisani.it www.comunicazioneaziendale.it, Padova, 04/03/2021

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM Corso di Negoziazione, vedi Trevisani Daniele – Campus Ciels

Ulteriori materiali online in questi siti:
Sito Studio Trevisani Formazione Coaching Consulenza (Italian & English)
Sito Daniele Trevisani (Italian)
Website Dr. Daniele Trevisani (English)
Comunicazione Aziendale
Comunicazione Interculturale
Medialab Research
Intercultural Negotiation (English)
Operational Negotiation (English)
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Ulteriori ricerche online disponibili
Pubblicazioni e libri dott. Daniele Trevisani (Books published)
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Sito istituzionale CIELS: https://www.ciels.it/

Riepilogo didattico Lezione 3 Prof Daniele Trevisani

www.studiotrevisani.it

Presso Campus Ciels Padova, Laurea Magistrale in Comunicazione Strategica LM-94

Corso di Negoziazione, vedi Trevisani Daniele – Campus Ciels

Parole chiave della lezione

  • Negoziazione a freddo
  • Negoziazione a caldo
  • Setting negoziale
  • Profilo sociodemografico
  • Profilo psico-grafico
  • Target audience analysis
  • Relationship building
  • Rapport
  • Eye contact
  • Patrimonio negoziale
  • Capitale psicologico
  • Cultura ad alto contesto
  • Cultura a basso contesto
  • Indisposizione
  • Tecniche di rilassamento
  • Osmosi emotiva
  • Segnale fatico
  • Condivisione produttiva
  • Collaboratività
  • Eccellenza operativa
  • Pepita informativa
  • Topic shifting
  • Regole d’ingaggio
  • Ice breaking

Concetti fondamentali trattati

  1. Differenza tra negoziazione a caldo, dove vi è una “target audience analysis” ossia una preparazione alla negoziazione e negoziazione a freddo dove non vi è alcuna preparazione. Necessario quindi creare una profilazione psico-demografica analizzando le aspettative di ruolo e una profilazione psico-grafica analizzando le variabili della personalità.
  2. Il concetto di patrimonio negoziale o capitale psicologico, ovvero le informazioni acquisite nel corso di una negoziazione e la relazione che una persona tramette.
  3. Differenza tra cultura a basso o alto contesto: non sempre tutte le culture hanno un approccio ad alto contesto (dove il rango conta moltissimo), spesso possono essere a basso contesto (rivolgersi a qualcuno usando il “tu“).
  4. Segnale fatico è un segnale che permette al negoziatore di comprendere se il negoziato ha compreso oppure approva, per esempio annuire.
  5. Concetto di “topic shifting”, ovvero l’abilità di cambiare argomento durante una negoziazione, per esempio riformulando la frase e aggiungendo altre informazioni o domande.
  6. Esercitazioni di “ice breaking tramite una presentazione di due minuti sul nostro articolo tradotto.

Sintesi del mio apprendimento:

Ho capito che è necessario mantenere un profilo rilassato durante una negoziazione in quanto la parte negoziata per effetto dell’osmosi emotiva percepisce il nostro stato di tensione. Più il negoziatore è teso più teso sarà il negoziato.

Ho imparato l’importanza di mantenere leye contact (contatto visivo) con la parte negoziata, distogliere lo sguardo può rompere il processo di “relationship building” (costruzione di una relazione negoziale).

Ho riflettuto sull’utilizzo dell’ironia nell’ambito della negoziazione in culture ad alto contesto: è un rischio in quanto abbassa il livello di conversazione e si rischia di incorrere in una indisponibilità del negoziato.

Fonti:

-Dott. Trevisani D., Negoziazione InterculturaleComunicazione oltre le barriere culturali. Dalle relazioni interne sino alle trattative internazionali, Franco Angeli Edizioni, 2016.

-Dott. Trevisani D., Parliamoci Chiaro: il modello delle quattro distanze per una comunicazione efficace e costruttiva, Gribaudo, 2019

-Dott. Trevisani D., Ascolto attivo ed empatia. I segreti di una comunicazione efficace, Franco Angeli Edizioni, 2019

-Dott. ssa Brusamento Spinelli E., Appunti di Negoziazione degli ostaggi, lezione 3 di Prof. Trevisani D. 25/02/2021